做活动执行的人都知道，现场执行相当繁琐，刚开始接触活动执行，一般都从打杂开始，具有丰富经验的人安排具体工作，做过所有执行环节的人才能指挥整个现场工作，但还是难免有所遗漏。


【资料图】

以下这份清单，出自PR公社执行副总王江华 Ark之手，拥有13年的PR行业经验，这份清单包含12个流程，103个关键项，希望能为主办方们提供思路，或查漏补缺，将活动执行完美落地。

活动前期-布场

一、场地主沟通清单

有人说活动场地决定了30%的活动效果，所以主办方要格外了解场地的情况。

1. 确定布场的时间；

2. 确定货车通行的时间；

3. 确定电源位置及用电量；

4. 确定客梯、电梯位置；

5. 确定VIP室面积、座位、人数；

6. 确定签到台、展示区位置、面积；

7. 确定座椅数量、摆放位置（首排离舞台4m）形式（课桌或剧院）；

8. 确定地台数量、水台、茶歇位置；

9. 确定网络接口位置；

10. 确定场灯位置和调试方法；

11. 确定空调温度、讲台位置及高度；

12. 确定场地方布展负责人；

13. 确定指示牌、条幅、停车场位置。

二、搭建公司沟通清单

要和搭建人员充分沟通，清晰地描述想要呈现的样子，体现出这场活动应有的颜值。

1. 示意外协公司货物通道入口、货梯位置；

2. 定好舞台、主背板位置，测量好前后距离；

3. 签到背板位置、展示区位置合理规划；

4. 示意展览公司指示牌、活动展架、条幅位置；

5. 示意展览公司搭建安全注意事项；

6. 示意AV公司灯架及投影仪、追光位置；

7. 示意AV公司动力电源位置及用电量；

8. 示意AV公司搭建安全注意事项。

三、物料检查清单

活动中的物料相当繁杂，除了制作管理物料的清单外，还需制定以下行动计划。

1. 时时检查布展进度和布展质量；

2. 及时纠正出现的问题；

3. 搭建好音响设备后，尽快挑选音乐；

4. 接收客户提供的物资；

5. 将物资存放到VIP室；

6. 利用这段时间分装资料、礼品；

7. 检查所有活动道具；

8. 看好物资，谨防会虫。

四、搭建检查清单

在搭建完成后，用此清单来进行质量检查。

1. 检查所有展览物品，文字、LOGO、画面有无错误；

2. 按照来宾行进路线，逐一检查沿途展览物品；

3. 条幅一定要绷直；

4. 活动展架不要出现立歪、立斜、立不住的情况；

5. 触摸展示区、展台不能有灰尘；

6. 背景板要求平整、干净、光滑；

7. 舞台地毯要求平整、无污渍；

8. TRUSS架不要遮挡视线；

9. 出现以上情况，统统返工。

五、AV串场清单

AV设备体现了整个活动声光电的效果，开场前需要进行以下调试。

1. 讲一下视频、灯光、音响流程；

2. 准备好视频素材并检查有无问题；

3. 按照标准流程串场（客人签到时的场景），没有主持人时由负责人替代；

4. 试听并选择合适的音乐；

5. 选用合适的灯光；

6. 视频不流畅重新播放；

7. 严格纠正配合不协调的行为；

8. 注意每个环节的灯光是否协调；

9. 站在讲台上检查，面光不能刺眼；

10. 注意讲台高度是否适合。

活动前期-彩排

六、彩排清单

提前彩排非常重要，现场情况无法预测，彩排可以避免90%的大坑。

1. 通知需要彩排的人员按时到位；

2. 确认灯光、视频、音响是否调试到位；

3. 确认道具是否准备就位；

4. 主持人如果不能来，就需要寻找资深人士充当；

5. 安排几名志愿者充当嘉宾、礼仪；

6. 安排搬运道具的劳动力和场灯控制员；

7. 所有人员就位后，跟大家讲明彩排的流程和注意事项；

8. 至少两次全过程彩排；

9. 重点环节单独开小灶；

10. 最后，开始你的表演吧！

七、执行分工清单

让活动执行组人员各司其职，像一个齿轮一样转起来。

1. 彩排结束后，安排人员看管物资，尤其是礼品和展示区的设备；

2. 确认人数，提前预定好午餐；

3. 抽出时间检查各个区域展览物品是否到位、完好；

4. 确认签到物资是否准备妥当；

5. 确认礼仪、摄像、摄影、演艺人员、主持人到达时间，到达后立刻进行会前沟通，礼仪必须进行简单彩排；

6. 确认嘉宾名单有无更改，如有更改立即告诉主持人；

7. 礼仪换好服装后，提前30分钟上岗；

8. 确认VIP室茶水准备情况；

9. 还剩一点时间，去趟卫生间，然后休息一会吧！

活动中期-开始

八、会议签到清单

会议签到是一场活动的面子，一定要做到：高效、体面、周到。

1. 安排媒介和客户工作人员、礼仪负责签到；

2. 安排客户专人接待VIP人员；

3. 安排礼仪给VIP人员佩戴胸花；

4. 会前再次确认嘉宾名单有无变化；

5. 展示区人员到位，给来宾做讲解；

6. 礼仪人员引导来宾入场并示意往前排就坐；

7. 各单位工作人员到位。

九、住宿签到注意事项清单

1. 住宿签到需工作人员提前领取房卡，并按住宿名单分配；

2. VIP房需提前检查物资配备情况，原则上应安排视野最好的房间；

3. 普通来宾房间吧台食物及饮料提前全部撤出；

4. 普通来宾房间上网服务和收费电话服务提前取消，未经客户负责人确认不予开通；

5. 住宿签到时发放胸卡、活动日程、房卡、礼品，会议资料应在会议签到时发放。

十、活动中注意事项清单

1. 会中，安排场地方服务生看守大门，来宾进出为其开关大门；

2. 安排工作人员持手电引导迟到来宾入场就座；

3. 会前提示来宾将手机置于振动或静音状态；

4. 与客户确认会议开始时间，提前5分钟，礼仪将VIP人员引导至会场就座；

5. 会议开始，通知各单位各就各位；

6. 场灯灭、音乐起、追光打出，主持人上场；

7. 会中各环节提醒各单位注意相关工作；

8. 提醒场地方提前15分钟将茶歇准备好；

9. 茶歇结束后，用手持扩音器引导来宾重新入场；

10. Q&A时安排媒介搬桌子、板凳、递送麦克风；

11. 会后专访提前准备好房间，礼仪引导VIP进入专访会议室。

十一、撤展工作清单

撤展时，将完美进行到底。

1. 重要嘉宾离场时，安排专人按电梯；

2. 来宾全部撤离后，现场开始撤展；

3. 嘱咐外协人员撤展时注意安全，不得损坏场地方设备；

4. 与场地方进行结算，一一核对账单明细；

5. 提醒客户清点物资，将客户需要的物资打包核对后返还客户；

6. 我方物资清点打包带回公司；

7. 检查有无来宾及客户丢失物品。

活动后期-善后

十二、活动善后清单

1. 收集、冲印相关影像资料；

2. 撰写场地方及相关外协感谢信；

3. 提交客户满意调查表；

4. 撰写活动总结报告；

5. 结算相关费用；

6. 提交相关资料。


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